Safo Sistemi :: Fleet management

Gestione verbali
Fleet management
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Implant

Il Fleet Management è una soluzione di gestione e manutenzione delle auto aziendali di proprietà dell’azienda. La società che offre una soluzione di questo tipo si sostituisce all’azienda cliente sollevandola dall’impegno di dover gestire i rapporti con carrozzerie, officine, compagnie di assicurazioni senza più la necessità d’impiego di personale interno (per pagamento multe, bollo, carte carburante e tutta la burocrazia legata all’auto).

I VANTAGGI

I principali vantaggi del Fleet Management sono:

costi predeterminati e sicuri;
risparmio economico;
flessibilità nella scelta dei servizi necessari: Manutenzione Ordinaria e Straordinaria, Gestione Sinistri e Riparazioni, Soccorso Stradale 24 ore su 24, Auto Sostitutiva, Gestione Amministrativa, Gestione Carburante, Consulenza per l’acquisto dei veicoli, Assicurazioni

Fatturazione Attiva

La SAFO Sistemi offre ai suoi clienti il servizio della gestione delle fatturazione attiva; il servizio può essere erogato con diverse modalità operative e diversi livelli di complessità.

Per il “mondo multe” relativo alle società di noleggio a lungo termine il servizio base consiste nella ricezione, da parte della SAFO, del c.d. spool di dati da utilizzare per la fatturazione. In particolare una volta ricevuto il file SAFO provvede alla:

Stampa delle fatture
Stampa degli allegati
Assemblaggio delle fatture e relativi allegati
Spedizione della fattura secondo le modalità concordate con il cliente
Evidenza dell’avvenuta spedizione al cliente

SAFO Sistemi mette a disposizione dei suoi clienti anche un servizio “plus” che rende disponibili sul sito, in area riservata, gli allegati delle fatture in modo tale che i clienti possano visualizzarli o scaricarli con un semplice download.

Fatture passive

La SAFO Sistemi, forte di una qualificata esperienza nel settore data entry e grazie a un team completamente dedicato, è in grado di offrire il servizio della gestione delle fatture passive attinenti al settore automobilistico (area meccanica e carrozzeria) e ad altre aeree merceologiche, adeguandosi alle diverse tipologie di attività e procedure richieste dai clienti, sia presso la propria sede che con risorse distaccate presso i clienti.

La SAFO Sistemi può gestire la registrazione di fatture generiche all’interno dei diversi sistemi contabili, garantendo la verifica della congruenza tra l’ordine d’acquisto e la fattura ricevuta e la gestione delle eventuali problematiche connesse. Il processo di data entry si conclude con la gestione del progressivo IVA attribuito dal sistema e con l'eventuale archiviazione fisica e/o ottica della fattura e dei suoi allegati secondo i criteri desiderati dal cliente

Il servizio di archiviazione ottica può essere fornito con diversi livelli di personalizzazione:

BASE	BARCODE	BARCODE PLUS
Digitazione del documento e indicizzazione, mediante tre chiavi di ricerca, per facilitare la rintracciabilità del documento richiesto.	Oltre al servizio BASE prevede l’assegnazione di codici a barre sulla fattura per garantire un’ancora più semplice rintracciabilità.	Questo servizio prevede l’applicazione d’ ulteriori allegati del documento e garantisce il massimo della rintracciabilità.

Listini

La Safo Sistemi, forte di un’esperienza specifica e di team completamente dedicato a questo servizio, si fa carico di tutte le attività necessarie affinchè il proprio cliente possa usufruire di un database completo delle informazioni contenute nei listini delle case automobilistiche costantemente aggiornato e integrato con i dati specifici della dotazione personalizzati per singolo cliente. (ad esempio profili di manutenzione, valori residui, sconti rebate di volume, costi di trasporto, costi di approntamento etc.)

La Safo Sistemi è in grado di integrare e validare i dati già presenti nei database commerciali oppure di gestire in proprio il popolamento di una base dati attraverso il reperimento delle informazioni presso le stesse case auto. In quest’ultimo caso la Safo avvalendosi delle competenze della propria software house interna è in grado di realizzare applicativi idonei a gestire download – upload dei dati in automatico da applicazioni locali ai sistemi informativi dei clienti.

Safo Sistemi fornisce al Cliente un help desk di supporto alla forza vendita per qualsiasi informazione o spiegazione riguardante i veicoli in produzione.

Inoltre attraverso un sistema di tracciamento delle chiamate Safo Sistemi è in grado di fornire al Cliente qualsiasi tipo di reportistica relativa alle richieste pervenute all’help desk (numero delle chiamate, FAQ, numero di richieste per utente, tempi di attesa etc.)

Sinistri

contenuto in aggiornamento

Safo Fuel card

La SAFO Sistemi, si occupa, per conto dei suoi clienti, della gestione delle fuel card, dal momento dell’emissione fino al recapito al destinatario finale.
SAFO effettua la richiesta della fuel card alla società petrolifera sulla base di un elenco fornito dal cliente o attraverso collegamento telematico alla base dati della flotta.
A seguito della richiesta, la società petrolifera invia le fuel card ed i PIN direttamente alla SAFO che si occupa di associare a sistema PIN e fuel card, di stampare le rispettive lettere accompagnatorie e inviarle separatamente ai locatari, reperendo l’indirizzo attraverso una ricerca sul data base del Cliente.
La data di spedizione al locatario, il numero e la scadenza della fuel card sono registrati sul sistema ed associati all’assegnatario ed al veicolo.
Per tutto il periodo di validità della fuel card, la SAFO Sistemi si occuperà di gestire con la società petrolifera i casi di smarrimento, furto, smagnetizzazione e rinnovo.
Attraverso il proprio applicativo “Carte Carburante “ la SAFO Sistemi può effettuare i seguenti controlli sull’utilizzo delle carte:

Congruità degli importi dei rifornimenti con la tipologia del veicolo.
Consumo mensile adeguato ai Km previsti da contratto.
Controlli su eventuali utilizzi di carte smarrite o rubate.
Controllo delle fatture d'addebito delle società petrolifere.

E’ inoltre possibile elaborare automaticamente da sistema i seguenti reports:

Consumi per cliente
Consumi per carta
Consumi per centro di costo
Numero carte smarrite, rubate, smagnetizzate anche per singolo utilizzatore.
Altri reports specifici richiesti dal cliente in fase di progettazione.

Ordini

Nell'ambito della collaborazione instaurata da tempo con alcuni tra i suoi principali clienti, Safo ha elaborato una consistente offerta di servizi e soluzioni informatiche dedicate a supportare le società di autonoleggio in tutte le attività amministrative e tecniche non direttamente comprese nel core business.

Tra i vari servizi offerti, rientra la fornitura di soluzioni informatiche e servizi relativi alla gestione dell´acquisto di auto.

In particolare, Safo dispone di una soluzione informatica proprietaria completa. Permette di gestire e monitorizzare l'intero ciclo degli ordini, dall´inoltro alla casa costruttrice fino alla consegna al cliente.

La soluzione informatica è integrata da una gamma completa di servizi che comprende anche l'interazione diretta con le case costruttrici e l'help desk nei confronti dei clienti delle società di noleggio.