Multanova è l’esclusivo servizio progettato e realizzato da Safo Group per la gestione integrata dei verbali per conto di società di autonoleggio, società di leasing e, più in generale, per tutte quelle aziende che hanno la necessità di gestire un parco veicoli operante sia in Italia che all’estero. Multanova è il risultato di 25 anni di esperienza nel settore dell’autonoleggio, dei processi di gestione delle flotte aziendali e di un continuo e costante processo di reingegnerizzazione dei sistemi, finalizzato all’offerta di un servizio completo dall’arrivo del verbale fino alla sua spedizione o pagamento ed eventuale gestione della cartella esattoriale. Leader del mercato in Italia, Safo gestisce oltre 1,200,000 multe in 3 paesi d’Europa (Italia, Romania e Regno Unito e di prossima apertura Bruxelles) grazie ad uno staff che conta più di 150 specialisti.
Il processo MULTANOVA
Il processo Multanova si attiva con l’arrivo del verbale o della richiesta di informazioni sul locatario presso il proprietario del veicolo e comprende tutte le attività di istruttoria, pagamento, trasmissione dei dati all’Ente sanzionatore, eventuale contestazione e supporto al Cliente in sede giudiziaria.
Le macro-fasi del processo sono:
- Il Cliente fornisce periodicamente a Safo l’aggiornamento dei dati relativi alla flotta (locatari, utilizzatori, contratti, volture, vendite, furti ecc), e le informazioni relative alla gestione particolare derivante da specifici accordi stipulati con i locatari.
- Le multe e le richieste che pervengono in forma cartacea presso il Cliente vengono inviate a Safo che le protocolla, le scansisce e acquisisce i dati. In questo modo la Safo ha realizzato una procedura che riduce al minimo l’utilizzo del cartaceo e che permette la creazione di fascicoli contenenti tutti i documenti relativi al singolo verbale, al quale potrà facilmente essere aggiunta della documentazione successiva grazie all’inserimento di chiavi di ricerca comuni. Grazie ad un archivio elettronico così organizzato e razionalizzato, sarà possibile effettuare ricerche in modo veloce anche a distanza di molti anni dall’acquisizione e si potranno conservare i documenti cartacei, utili soltanto ai fini legali e probatori, in locali dedicati, lontano dalle postazioni di lavoro.
Rinotifica: l’insieme delle richieste viene elaborato mediante un unico processo che applica le regole stabilite da ogni Cliente, determina i dati di locatario e/o conducente e stabilisce le azioni da intraprendere, Safo invia una lettera all’Ente emittente con i dati del locatario/driver, eccetto nei casi di pagamento da parte del noleggiatore.
Pagamento: Safo effettua I pagamenti per conto dei noleggiatori e supporta il riaddebito, da parte di questi, ai propri Clienti;
Contestazione: Safo provvede alla contestazione sia nei casi di vizi formali o sostanziali del verbale, sia nei casi in cui l’Ente respinge la pratica gestita da Safo con varie motivazioni. Che vengono di volta in volta valutate dagli specialisti in materia.
Una specifica funzione interna sovrintende al controllo di qualità, mediante l’impiego di strumenti automatici e di personale particolarmente qualificato;
Quando richiesto, il Cliente è supportato nella produzione delle fatture per riaddebito delle multe o per semplice addebito della fee amministrativa ai locatari.
Tutta la documentazione viene archiviata per tutto il tempo previsto dalla legge.
Tutti i casi che presentano qualsiasi tipo di particolarità che esuli dalla gestione standard, vengono presi in carico da specialisti che provvederanno ad effettuare personalmente precisi controlli, risolvendo così le differenti casistiche con soluzioni specifiche.
Come evidenziato nel grafico sottostante, il processo di gestione dei verbali può racchiudersi in 5 macro-fasi operative, più le varie attività di controllo e scambio flussi a cui va aggiunta la gestione delle cartelle esattoriali, fenomeno che in Italia sta acquisendo sempre più rilevanza.
Si parte dall’aggiornamento della flotta da parte del Cliente fino all’archiviazione fisica e digitale di tutta la documentazione cartacea.
- Aggiornamento db flotta
- Presa in carico presso il Cliente
- Presa in carico presso Safo
- Verifica competenza
- Processing
- Fatturazione spese locatari
- Gestione pagamenti
- Gestione cartelle esattoriali
- Assistenza Tecnica
- Web Services
Il Cliente ha la possibilità di monitorare la situazione in ogni momento grazie ad un sito web dedicato con il quale è possibile accedere a tutti i dati ed alle immagini dell’intera documentazione, controllando ogni verbale gestito. L’applicazione Web permette anche di creare diversi report, al fine di monitorare le performance di SAFO nello svolgimento del proprio lavoro e di valutare la situazione nel suo complesso. Il collegamento alla pagina web, inoltre, è funzionale a tutti quei Clienti che hanno più sedi dislocate sul territorio nazionale ed internazionale.
